どう書けばいいの?就活での印象の良いメールの書き方とは

2021年12月29日 更新

就活のときに企業や人事の方とのやり取りで、よく使われるのがメールです。また、OBOG訪問などでもメールやアプリなどの就活系サービス内でのチャットを使い、日程などを決める場合が多くあります。

学生の皆さんは、普段の生活の中でLINEなどチャットの使い方は慣れていると思いますが、就活でメールなどを使う際には敬語などの言葉遣いに気を付けるなど、ビジネスマナーに従ってメールを書くことが求められます。

今回は就活でメールを使う際に気を付けること、またメールを書く際の構成などについてご紹介していきたいと思います。

些細な言葉遣いやマナーを心得ている人材という認識を企業側に与え、就活を有利に進めていきましょう。

どのようなときに就活でメールを利用する?

学生とのやり取りのほとんどをメールを用いて行う企業もあれば、電話でのやり取りが多い企業もあるなど、就活でメールを利用する頻度は選考を受ける企業によって異なります。

しかし、電話ではお互いの都合のつく時間でしかやり取りができないので、メールを利用している企業が多いのが現状です。

以下に就活でメールを使うことが多い場面をまとめてみました。

選考や面接の日程・時間調整

就活でメールが1番多く利用されるのが日程の調整をする場面です。

企業側から日程の候補日や期間が送られてくるので、その中から自分の都合のつく日を指定して返信するという流れが一般的です。

また、OB・OG訪問の日程調整でも、メールやチャットを用いることが多くあります。

選考結果の連絡

最終選考の結果など、重要な結果は対面で知らされることもありますが、最初の選考などの結果はメールで受け取る場合が多いです。

選考を通っていた場合には次の選考の日程の候補日や、選考方法などの情報が共に送られてくるので、返信をする必要があります。

問い合わせ

選考方法や、企業について質問をする場合にもメールを使います。

電話で問い合わせることもできますが、相手の時間を拘束せず、都合の良いタイミングで回答ができるメールは、企業側にとって便利な方法なのでメールを利用するようにしましょう。

その他

上記でご紹介した以外にもメールが使われる場面は多くあります。

以下にメールがよく使われる場面をまとめてみました。

・面接や選考の日程を変更したいとき
・企業やOB・OG訪問後のお礼をするとき
・選考や説明会の辞退または内定を辞退するとき
・選考や入社にあたって提出物やファイルなどを添付して提出するとき

基本的に急ぎでない要件に関してはメールを使うようにしましょう。

緊急、重要な要件など電話を使うべき場合もありますが、電話は現在の作業を中断させて対応をしなくてはならないのでメールと電話を上手く使い分けるようにしましょう。

メールを書くときの注意点

続いて就活でメールを使う際の注意点を紹介していきます。

ここでの注意点は就活だけでなく、社会人になってもビジネスマナーとして守るべきルールになるのでぜひ参考にしてみてください。

CC/BCCの使い分け

メールの送り先、「To」にはメインの宛先を入れることは知られていますが、「CC」、「BCC」の使い方は曖昧な場合が多いと思います。

「CC」は情報を共有したい相手で、「To」の受信者にも知らせたい相手、

「BCC」は情報を共有したい相手だが、ToとCCの受信者には隠したい相手を入れます。

「BCC」に入れるはずだったアドレスを「CC」に入れてしまうと情報の漏洩につながってしまう場合があります。

メールを送信する前にも送る相手やアドレスを入力する欄が間違っていないか確認しましょう。

就活の際は基本全員に返信をするようにしましょう。

返信はなるべく早く

企業から受け取ったメールはなるべく早く返信するようにしましょう。レスポンスが早いことは企業側も日程調整を早く進めることができるので、企業側の印象もよくなります。

このような小さなことの積み重ねが、相手に信頼を与え、就活をうまく進めることに繋がります。

メールの件名

メールの件名は、読むだけで内容がわかるよう、メールの内容を要約したものにしましょう。

また相手からきたメールに返信する場合は、メールの件名は変更せず、そのまま使用するようにしましょう。

就活でのメールの書き方

就活でのメールの文面における要点は、必要な情報を書き入れること、礼儀、わかりやすさです。初めて連絡をとる相手に不快な思いを抱かせずに、わかりやすい文章を書くために、参考の文章構成とそれぞれのポイントをご紹介します!

まず、全体の構成は

・宛名
・挨拶、名乗り
・本文
・結びの言葉
・署名

となります。

それぞれにポイントがあるのでご紹介していきます。

宛名

宛名では企業名、また担当者の名前、部署名を書きます。

このときに企業名や担当者名を間違うことがないように気をつけましょう。また企業名を省略して書くのも失礼に当たります。

挨拶、名乗り

続いては自分自身の情報を書きます。

メールの回数に応じて「はじめまして」や「お世話になっております」などの冒頭の挨拶は使い分けましょう。

続いて大学名、学部、学科、名前の順に続けて書きます。

本文

メールの本文で気を付けることは、短く、簡潔に書くことです。

メールではある程度書く際の形式が決まっているので、本文が長くなってしまい伝えたいことが相手に伝わりにくい場合があります。

そのため、結論や重要なことを先に書くことで、相手が読みやすい文章を書くことを心がけましょう。

また、箇条書きや改行を使うことによって、読みやすいメールを書く方法もあります。

結びの言葉

メールの最後には「お忙しい中、お手数をおかけしますがよろしくお願い致します」や「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」などメールの内容に合わせて文章を締める言葉を最後に書くとよいでしょう。

署名

署名の欄には大学名、名前、電話番号、メールアドレスを記載しましょう。

また、署名の上に枠線を入れるなどすると、メールを見たときに署名であると分かりやすくなります。

以下の流れで今回は面接の日にちを提案されたメールに対しての返信の文を紹介していきます。

◯◯株式会社

××部△△様

お世話になっております。
〇〇大学××学部△△学科の(名前)です。

日程のご調整ありがとうございます。

ご提案いただきました面接日である〇月〇日(〇曜)〇時に参加させていただきます。

お忙しいところ時間を調整していただきありがとうございました。

当日はどうぞよろしくお願い致します。

または、

日程のご調整ありがとうございます。

大変恐縮ではございますが、ご提案頂いた〇月〇日(〇曜)〇時は

~の理由のため参加することができません。

以下のいずれかの日時に変更して頂くことは可能でしょうか。
・〇月〇日(〇)〇時
・〇月〇日(〇)〇時
・〇月〇日(〇)〇時

勝手なお願いであり、恐縮ではありますがご検討のほどよろしくお願い申し上げます。


===================

〇〇大学4年
名前
tel : 090-〇〇〇〇-××××
メールアドレス : ~

まとめ

いかがでしたでしょうか。

多くの就活生は事前にメールの書き方や形式を調べてメールを送るので、メールでのマナーを知っている前提で企業側は見ています。

そのためメールを正しく書けたからと言って企業からの評価が上がるわけでありませんが、言葉づかいやメールの形式が守れていないと印象は悪くなってしまいます。

企業は日々の仕事が忙しいなかで、就活生のために面接や選考の時間を取ってくれています。

企業に対する感謝の気持ちを、正しい言葉づかいと形式でしっかりと伝えることを意識しながらメールを書くことを心がけましょう!

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