「言いづらいから無視」は厳禁! 内定辞退の適切な方法とポイントをご紹介

2021年12月29日 更新

就活の最終的な目標は内定をもらうことです。

しかし就活を進めていく内に、複数の企業から内定をもらう場合も多くの学生が経験すると思います。

内定をたくさんもらえるということは、企業分析、自己分析ができていて、企業から必要とされている人材であるため、今後の自信に繋がりますが、複数の内定を持っていても、最終的には1社に決め、その他の企業の内定は辞退しなければなりません。

しかし伝え方やタイミングなど、どのように内定を辞退すればよいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。

今回は企業への内定の断り方やポイント、そして学生側が内定を承諾するときに提出する内定承諾書について紹介していきたいと思います。

複数の内定から1社を選ぶ方法

複数の内定を持っている学生は、企業への内定辞退の連絡をする前に、まずは複数持っている内定先から1社に決めるというプロセスが必要になります。

今持っている内定先からどうやって1社に絞るか分からない、就活を進めていく中で企業選びの軸が変わり、内定先を決めるのに不安があるという方は、以下の記事で複数の内定先から1社に決める考え方や方法を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

内定先を1つに絞るまでが就活です! 複数内定から入社先を絞る・決めるために考えるべきこととは

なぜ内定辞退を伝えることが必要なのか

ではここから内定辞退の方法やポイントを紹介していきます。

そもそもなぜ企業に内定辞退を伝えることが必要なのでしょうか。

せっかく内定をくれた企業に辞退の報告をするのは気まずいため、そのまま連絡をしない「サイレント辞退」と言われる方法でもいいのでは、と考える人もいると思います。

ここではなぜ企業に内定辞退を伝えるのが必要なのかの理由を紹介します。

企業に迷惑がかかる

サイレント辞退をしてはいけない理由の1つ目は、企業に迷惑がかかってしまうからです。

企業側は年度ごとに採用する人数などの計画を立て採用活動を行なっています。

企業が内定を出したということは、その学生は採用する人数としてカウントされ、企業は採用活動を続けていきます。

内定辞退の連絡があれば、企業側もその後の対策が取れますが、学生側と連絡が取れなくなってしまうと、企業側としてもどう動いていけばいいのか分かりません。

社会人としてのマナーとして、内定辞退以外にも自分の状況が変わることがあった場合は企業側に常に報告することを心がけましょう。

出身校の評判を落とさないため

2つ目の理由としては出身校の評判に影響する場合があるからです。

企業側は学生が在籍している大学、大学院、所属しているゼミなどを把握しているため、サイレント辞退をすると学校に対する印象も悪くなり、自分と関わりがある団体や教授などに迷惑がかかってしまう場合もあります。

自分の内定も過去のOB、OG達の評価の高さと関係しているかもしれません。
今後の後輩のためにも内定を辞退するときは誠意を持った対応を心がけましょう。

自分の中での区切りをつけるため

3つ目の理由としては、就活の終わりとして自分の中で区切りをつけるためです。

サイレント辞退などで、曖昧なまま就活を終わらせてしまうと、自分の中での区切りがつかなくなってしまい、後ろめたさや罪悪感が残ってしまう可能性があります。

また、内定辞退をした企業と社会人になってから取引先などで関わる場合も考えられます。

就活にわだかまりを残したまま終わらせないためにも、内定辞退はしっかり伝えることが必要です。

内定承諾とはいったいなに?

ここで就活でよく使われる「内定承諾」について説明していきたいと思います。

内定承諾とは、学生が企業からいただいた内定に対して承諾をするといった意味になります。

内定承諾の際には通常書類の提出が求められ、こちらは一般的に「内定承諾書」と呼ばれています。内定承諾は学生側の入社の意思を確認し、企業側も何か問題がない限りは入社を拒否することはないといった、お互いが安心し合うためのツールのようなものです。

内定辞退には2パターン存在する

ここまでを踏まえたうえで、内定辞退には伝えるタイミングによって、大きく以下の2パターン存在します。

1.内定承諾をする前の内定辞退
2.内定承諾をした後の内定辞退

内定承諾の前か後かが影響しているため、内定承諾が大きな意味を持つということは予想がつくかと思いますが、内定承諾をした後で、辞退を伝えることは可能なのでしょうか。

内定承諾をした後の辞退は可能なのか?

結論から述べると、内定承諾には法的な拘束力はないため、「内定承諾をした後でも辞退をすることは可能」です。

しかし、企業は内定承諾を受け取ることによって、自社に学生を受け入れる準備をします。そのため、基本的には、一度約束したことは、簡単には覆すべきではありません。

倫理的な観点からも内定辞退は内定承諾をする前に伝えるのが望ましく、内定承諾後の辞退は、より一層丁寧な対応を心がけましょう。

内定を辞退するときのポイント

続いては内定を辞退するときに気をつけるポイントを紹介しますが、これから紹介するポイントは辞退を伝えるタイミングに限らずとても重要です。

今回は内定を辞退するときのポイントを3点に分けてご紹介します。

早く伝える

内定辞退のポイントとして1番重要なのができるだけ早く企業に伝えることです。

これは上記でも紹介したように、企業に伝えるのが遅くなるほど辞退を言いづらくなり、企業側も報告を受けるのが遅くなるほどその後の対応が大変になります。

志望度が高くない企業や、就職する可能性が低い企業の場合には、内定承諾書をすぐに提出するのではなく、保留としてある程度の期間を与えてもらい、内定辞退を伝えやすい状況にしておくことも方法の1つです。 

保留してもらう際には、理由をうやむやにするのではなく、以降のポイントを守りながら、相手に理由を伝えましょう。

誠実に伝える

2つ目のポイントとしては誠実さです。

企業側は多くの時間とコストをかけて採用活動を行なっています。

学生が選考を受けるということは、その企業で働きたいという意思表示でもあるため、内定を辞退するときは、今まで時間を割いてくれたことに対する感謝と、内定を辞退して申し訳ないという謝罪の気持ちを伝えるようにしましょう。

最終的には企業に自分の将来を応援してもらえるような円満な終わりを迎えられるのが理想的です。

端的にはっきりと伝える

3つ目は簡潔に、そしてはっきりと伝えることです。

簡潔に伝えるべき理由として、内定辞退の連絡にあまり時間を取らせないようにするためです。

誠実に伝えることを意識しすぎると、説明が長すぎて要点がまとまらなくなってしまう場合があります。そのため企業には、内定を辞退すること、そしてその理由を端的に伝えることを意識しましょう。

また企業によっては辞退を伝えた学生に対し、説得を試みる場合もあります。
学生が内定辞退を伝えるときに申し訳なさなどにより、自信なく内定辞退を伝えてしまうと、学生に迷いがあると思われ、企業が積極的に説得を試みる場合もあります。

そのため企業に伝えるときに、自分の意思が変わらないことをしっかりと伝え、企業に納得してもらうことを心がけましょう。

内定辞退の適切な伝え方とは

前章では内定を辞退する時のポイントについて紹介しましたが、内定辞退をするときにどのように伝えればよいのでしょうか。

内定辞退を伝える方法としては
・直接会って伝える
・電話で伝える
・メールで伝える
という3通りの方法があると思います。

このうち、内定辞退を伝える方法として最適なのは、
・電話で伝えてから、メールを送る
という方法です。

まず内定辞退を伝えるマナーとして電話で直接伝えます。
直接企業に行くとなると、企業側の時間を取ってしまい、企業から長時間説得されるといった場合も考えられるため電話で端的に伝えるようにしましょう。

また、電話の後にメールでもう1度伝えることによって、証拠としても残すことができます。そのため電話の後にメールで伝えるという方法が1番丁寧で確実な方法となります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

内定辞退はほとんどの学生が、できることなら避けたいはずです。

内定辞退をしないためには、企業を受ける順番が重要になります。
企業から内定をもらった時点で、就活を終わらせることができるような就活のスケジュールを事前に調べておくことで、内定の重複を防げる可能性があるからです。

内定をもらえた時点でその企業とは、面接など複数の関わりがあり、そのため内定辞退を伝えずらいかもしれません。

しかし内定辞退も就活の1つであり、社会人になるための必要なステップとして、最後まで誠意のある対応を心がけましょう!

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